Yeni ofis yazıcınızı alırken kötü bir yatırım yapmamak için, satın almadan önce birkaç temel hususa dikkat etmelisiniz. Beklenen baskı hacmini ve ofis yazıcısının esas olarak ne tür çıktılar için kullanıldığını hesaplamak özellikle önemlidir.
Ne aradığınıza bağlı olarak, çok işlevli bir yazıcı, lazer yazıcı veya mürekkep püskürtmeli yazıcılar daha uygundur. Yazıcı modellerinin seçimi çok büyük. Basit bir masaüstü yazıcıdan büyük bir işletme yazıcısına: seçim çok zor olabilir. Bu makale, şirket yazıcınızı seçmenize yardımcı olacak pratik bir kontrol listesi ve adım adım prosedürler sunmaktadır.
1. Bir ofis yazıcısı satın alın – Doğru yazıcıyı bulmak için bu kontrol listesini kullanın!
Aşağıdaki soruları yanıtlayarak çok çeşitli ofis yazıcılarını daraltın:
Cihazı kaç çalışan kullanacak ve ayda kaç sayfa yazdırılması bekleniyor? Kullanıcı sayısı ve/veya aylık çıktı sayısı ne kadar yüksekse, yazıcının o kadar güçlü olması gerekir. Yüksek baskı hacimlerinde büyük kağıt tepsileri bir avantajdır. Bu, yazıcı kağıdını sürekli yeniden doldurma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Renkli yazdırıp kopyalayacak mısınız? O halde renkli bir yazıcıya ihtiyacınız var. Aksi takdirde, siyah beyaz bir yazıcı yeterlidir. Bunların satın alınması ve bakımı daha ucuzdur.
Kağıttan tasarruf etmek (ve böylece çevreyi ve cüzdanınızı korumak) için her iki yüze de yazdırmak ister misiniz? Öyleyse, çift taraflı bir yazıcıya ihtiyacınız var.
Özel kağıt boyutları kullanıyor musunuz? Öyleyse, hedeflediğiniz modelin bunu yapabileceğinden emin olun.
Ofis yazıcısını kurmak için ne kadar alan var? Bu sınırlıysa, gelecekteki baskı merkezinizin boyutlarını göz önünde bulundurun ve kompakt bir yazıcı satın alın.
Kontrol paneli: Birincisi, mevcut mu ve ikincisi, kullanımı kolay mı? Bu, doğrudan yazıcıda kopyalama ve faks göndermeye olanak tanır ve böylece günlük ofis hayatını önemli ölçüde kolaylaştırır.
Kağıt tepsisi sayısı: En azından kısmen önceden basılmış kağıtla mı çalışıyorsunuz (örneğin iş yazışmaları için)? Eğer öyleyse sürekli kağıt değiştirmek zorunda kalmamanız için en az 2 ayrı kağıt çekmecesi pratiktir. Hatta basit dahili çıktılar için önceden basılmış pahalı kağıtları bile israf etmek.
Hangi arabirimler gereklidir? Örneğin, WLAN veya Apple AirPrint aracılığıyla kablosuz yazdırma için.
Farklı yetkilere sahip farklı kullanıcılar oluşturulabilir: Örneğin, bazı kullanıcıların yalnızca siyah beyaz, bazılarının ise renkli çıktı siparişi verebileceğini belirtebilirsiniz.
Belirli bir yazıcı markasını mı tercih ediyorsunuz? Tanınmış marka üreticileri, her gereksinim ve farklı bütçeler için geniş bir yazıcı yelpazesine sahiptir. Çeşitli modeller mevcuttur. HP, Canon ve Xerox’a ek olarak, buna Epson, Lexmark, Brother ve Samsung yazıcı markaları da dahildir. Oki ve Ricoh üreticileri de çok çeşitli ihtiyaçlar için geniş bir ürün yelpazesi sunmaktadır.
Takip masrafları: Sadece satın alma fiyatına ek olarak, yazıcı aksesuarlarının ( toner ve yazıcı kartuşları gibi) işletme maliyetleri ile belirli bir kullanım süresinden sonraki servis ve bakım maliyetleri ilgi çekicidir.
2. Lazer yazıcı veya mürekkep püskürtmeli yazıcı – hangisi daha iyi kurumsal yazıcı?
Birkaç yıl önce bu soruyu kısaca “lazer yazıcı” ile cevaplardık. Daha yüksek satın alma maliyetleri, ayda yaklaşık 200 sayfalık belirli bir kullanımdan kaynaklanan daha düşük baskı maliyetleri tarafından amorti edilir (veya daha iyisi).
Ancak teknik ilerleme matbaalarda durmuyor. Sonuç olarak, lazer yazıcılar ve mürekkep püskürtmeli yazıcılar arasındaki fark hakkında bir zamanlar genel olarak geçerli olan ifadelerin çoğu bugün artık geçerli değil.
En azından ofis cihazları için uygun olan daha yüksek fiyatlı segmentte değil. Mürekkepli ve lazer yazıcılar arasındaki farkların daha da belirgin olduğu ucuz giriş seviyesi modeller, günlük ofis hayatının stresine uzun süre dayanamaz.
Geçmişte, ofiste kullanım için lazer yazıcılar tavsiye edilirken, su geçirmez mürekkep ve ucuz XXL mürekkep kartuşları (ve böylece dakika başına artan sayfa performansı ve mürekkep kartuşu) artık ofis mürekkep yazıcılarının kullanımına da izin veriyor.
Ofis alanı için tasarlanmış özel bir inkjet yazıcı, hız olarak lazer yazıcılara ayak uydurabilmektedir. Aynı şekilde, modern lazer yazıcılar, bir mürekkep püskürtmeli yazıcının baskı kalitesiyle rekabet edebilecek fotoğraf baskıları üretir.
Gelecekteki ofis yazıcınızın seçimi, şirketinizdeki özel gereksinimlere ve koşullara göre yapılmalıdır (1. madde altındaki kontrol listesine bakın). Mürekkepli veya lazer yazıcılar gibi genel (ve çok eski) sınıflandırmalara dayalı değildir.
3. Her büyüklükteki şirket için doğru yazıcı!
Şirketin büyüklüğüne bağlı olarak bir veya daha fazla yeni yazıcı siparişi vermeden önce, yazıcı satın alma kontrol listesindeki belirli noktalar dikkatle değerlendirilmelidir. Şirketin büyüklüğüne göre nelere dikkat edilmesi gerektiğini buradan okuyabilirsiniz.
3.1 Serbest meslek sahipleri ve ev ofisi için yazıcılar
Ev ofiste alan genellikle sınırlıdır ve baskı maliyetleri önemli bir faktördür. Aynı zamanda baskı hacmi sınırlıdır, bu nedenle kompakt modeller tercih edilir.
Genellikle serbest çalışanların veya evde çalışan çalışanların ev ofisi için uygun bir yazıcı
- mümkün olduğu kadar çok işlevesahiptir (yazdırma, tarama, kopyalama, muhtemelen fakslama).
- kullanımı kolaydırve
- para için iyi bir değer
3.2 Küçük ve orta ölçekli işletmeler için doğru yazıcı
Küçük ve orta ölçekli şirketler için yazıcı seçimi büyük ölçüde operasyonel sürece ve ilgili departmana bağlıdır. Temel olarak, yazıcı satın alımı için kontrol listesinin tüm noktaları burada geçerlidir.
Aşağıdaki sorular KOBİ’ler için önemlidir:
- Cihaza erişimiolması gereken kişi sayısı,
- Bağlantıseçenekleri (WLAN, AirPrint, mobil yazdırma) ve
- aylık baskı hacmi.
Renkli yazdırma işlevine sahip bir yazıcı gerçekten gerekli mi yoksa siyah beyaz bir cihaz yeterli mi?
Bir tarayıcı işlevine sahip olmak güzel, ancak kullanılıyor mu?
Aynısı çok işlevli cihazlardaki faks işlevi için de geçerlidir: Şirketiniz zaten tamamen dijitale geçtiyse, faks işlevine sahip bir yazıcının hiçbir anlamı yoktur.
3.3 Büyük şirketler ve açık plan ofisler için güçlü yazıcılar
Büyük şirketlerde yazıcıya veya yazıcılara çok sayıda kişi erişir. Birkaç departmanın birkaç yazıcıyı paylaşması alışılmadık bir durum değildir. Büyük şirketlerde ve açık plan ofislerde baskı hacmi ve aşınma ve yıpranma yüksek olduğundan, yazıcı mümkün olduğunca küçük olmalıdır.
- Sağlamve düşük bakım
- ağa bağlanabilirve her şeyden önce
- güvenilirol
İş yeri yazıcıları olarak adlandırılanlar, açık plan ofislerde kullanıma uygundur. Bu profesyonel yazıcılar bir dizi avantaj sunar. Yüksek düzeyde veri güvenliği sunarlar ve verilerin kötüye kullanılmasına karşı koruma sağlarlar.
Ayrıca süreç optimizasyonu için tasarlanmışlardır ve mevcut süreçlere entegre edilebilirler.
Profesyonel ofis yazıcıları, genellikle fiyata yansıyan yüksek kalitededir. Daha yüksek fiyat segmentindeki yazıcıları satın alırken bir maliyet-fayda analizi şarttır.
4. Adım adım yazıcı satın alma tavsiyesi
Yazıcı seçim kontrol listesini dikkatlice incelediniz ve artık tam olarak ne tür bir yazıcıya ihtiyacınız olduğunu biliyor musunuz? O zaman alışverişe gitme zamanı.
Size en uygun yazıcının yanı sıra diğer tavsiyeler ve satın alma tavsiyeleri burada bulunabilir.
Araştırmanıza başlamadan önce başka bir ipucu: Doğru fiyat aralığında satın almak için yaklaşık bir bütçe belirleyin.
Yazımız size en iyi yazıcı seçimi ipuçlarını vermeyi ve en iyi kurumsal yazıcıyı bulmanıza yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Amaç, pratik ipuçları ile seçimi kolaylaştırmaktır.
5 adede kadar yazıcı modeli için kabaca bir ön seçim yaptıktan sonra, ayrı ayrı cihazları tekrar birbiriyle karşılaştırın.
Kendinize şu soruları sorun:
- Cihazlardan hangisi gereksinimleri karşılar (veya aşar) ve
- doğru fiyat aralığında mı?
Tonerlieferant24 olarak size şunları tavsiye ediyoruz: Tarafsız kaynaklardan alınan güncel test raporlarına ve kullanıcı derecelendirmelerine bakın ve cihazları işlevlerine ve özelliklerine göre karşılaştırın.
Bu basit adımlar sizi ideal kurumsal yazıcıya bir adım daha yaklaştıracaktır.
En sonunda, çevrimiçi fiyatları karşılaştırmaya ve/veya birkaç teklif almaya değer.
5. Baskı ve işletme maliyetlerini azaltmak için ipuçları!
Bir yazıcının ilk maliyetine ek olarak, yazıcının kullanım ve bakımının devam eden maliyetlerini de göz önünde bulundurmak önemlidir. Kötü sürprizlerle karşılaşmamanız için, baskı maliyetlerinden hedefe yönelik ve akıllıca nasıl tasarruf edebileceğinize dair bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.
5.1 Yazıcının güç tüketimini azaltma
Çok önemli: Etkin yazdırma modunda ve bekleme modunda güç tüketimine dikkat edin. Bir veya daha fazla yıl üzerinden hesaplanan elektrik maliyetlerinde önemli farklılıklar bulunmaktadır.
Özellikle sürekli çalışan lazer yazıcılar ve iş yazıcıları ile, yazıcılar bazen yüksek güç tüketimine sahiptir.
Başka bir ipucu: Yazıcıyı uzun bir süre kullanmayacaksanız elektrik fişini prizden çekin, böylece hiç elektrik akmaz.
5.2 Ofis için uyumlu yazıcı mürekkebi
Yazıcı kullanmanın normal maliyetleri, yazıcı kartuşları ve tonerdir.
Finansal olarak, yazıcı mürekkebi tedarikçisi seçiminin büyük bir finansal etkisi vardır çünkü yazıcı mürekkebi piyasadaki en pahalı sıvılardan biridir.
Ama her zaman pahalı olmak zorunda değil. Uyumlu yazıcı kartuşları ile devam eden baskı maliyetlerinde büyük tasarruf potansiyeli vardır.
6. Ucuzluk avcıları için yeni bir yazıcı satın almanın alternatifleri!
İster bir ev ofisinde isterse bir KOBİ’nin ofisinde kendi hesabına çalışanlar için: Yeni yazıcılar ve çok işlevli cihazlar satın almak her zaman mantıklı değildir.
için teklif vermeye değer
- yenilenmiş cihazlar
- Şirket kararlarından alınan cihazlarveya
- diğer kullanılan ekipmanlaragöz atın.
Sunulan cihaz, yazıcı satın alma kontrol listesindeki tüm ihtiyaçlarınızı karşılıyorsa, kullanılmış ofis yazıcıları satın almak mantıklıdır.
Acil olarak bir yazıcıya veya yeni bir çok işlevli cihaza ihtiyacınız var, ancak satın alma maliyetleri çok mu yüksek?
Yoksa bakımla ilgilenecek vaktiniz yok, sadece çalışan bir cihaz mı istiyorsunuz?
Belki de bir yazıcıyı kiralamak veya kiralamak sizin için çözümdür!
Yeni veya yeni kadar iyi cihazlar, genellikle tüm bakım görevleri dahil olmak üzere sabit bir aylık fiyat üzerinden veya yazdırılan sayfalar için faturalandırma yapıldıktan sonra kiralanabilir. Böyle bir durumda yedek cihaz ile garanti sözleşmesi yapmalısınız.
Çevrimiçi bir arama ile çok sayıda teklif bulacaksınız.
7. Sonuç – İşletmem için en iyi ofis yazıcısı hangisi?
Görüldüğü gibi bu sorunun cevabı genel hatlarıyla verilemez. Ve karar vermek için “sağlam temellere dayanan test raporları” sağladığı varsayılan sayısız web sitesine dikkatle yaklaşılmalıdır.
Buradaki operatörler genellikle yalnızca bağlı kuruluş bağlantılarıyla hızlı çevrimiçi para kazanmak isterler.
Gelecekteki ofis yazıcınızı seçmeye yönelik daha iyi bir yaklaşım, kişisel gereksinimlerinizi toplamak (örn. kontrol listemizi kullanarak) ve ardından bunlara göre uygun bir cihaz seçmektir.
Çoğu ofis yalnızca yazdırmakla kalmayıp aynı zamanda fotokopi, tarama ve hatta bazen faks da çektiğinden, çok işlevli bir yazıcı genellikle şirket yazıcısı için en iyi seçimdir.
Dijital çağda yaşıyoruz ve çok sayıda farklı cihazdan baskı alıyoruz. Kısmen mobil veya en azından kablosuz.
Günlük bir ofis yazıcısının çeşitli görevleri yerine getirmesi ve çeşitli aygıtlardan yazdırma işlerini alması ve işlemesi gerekir. Bir WLAN işlevi pratiktir ve dikkate alınmalıdır.